L’approccio di Profis alla fattura elettronica
- Trasmissione della fattura al SDI: la trasmissione dei documenti al Sistema di Interscambio avviene direttamente da una funzione dedicata, che permette prima di effettuare l’invio, di apporre la firma digitale di tutte le fatture da inviare e verificare la correttezza dei dati necessari alla trasmissione.
- Acquisizione messaggi: i messaggi ricevuti dal Sistema di Interscambio sono automaticamente acquisiti. Il sistema, sulla base delle informazioni contenute nei messaggi, aggiorna simultaneamente lo stato di avanzamento sulle singole fatture.
- Archiviazione: le fatture sono archiviate automaticamente in fase di emissione del documento. La consultazione delle fatture e dei relativi allegati (ad esempio: messaggi) è facilitata grazie ad un sistema di viste e chiavi di ricerca personalizzabili.
- Conservazione: la soluzione comprende la conservazione digitale a norma delle fatture. L’intero processo di conservazione può essere effettuata in sede: dalla generazione automatica del pacchetto di versamento, alla firma e apposizione della marca temporale del responsabile della conservazione; ovvero delegata a un soggetto esterno.
- Acquisizione delle fatture passive in formato XML: la soluzione gestisce l’acquisizione delle fatture passive in formato elettronico, che sono state ricevute mediante il canale PEC. Il sistema permette di visualizzare le fatture ricevute, di emettere i messaggi di accettazione o rifiuto da indirizzare allo SDI e di ricevere gli eventuali messaggi inviati da SDI. La fattura viene automaticamente archiviata e, mediante una procedura di collegamento, abbinata alla registrazione contabile, riportando i vari messaggi scambiati con SDI come allegati. Gli stati di avanzamento permettono di monitorare il ciclo di vita della fattura.