Fatture elettroniche – i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate

Servizi gratuiti per predisporre, inviare, conservare e consultare le fatture elettroniche

l’Agenzia delle entrate ha predisposto una serie di servizi – totalmente gratuiti per gli utenti – per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche.

Per predisporre le fatture elettroniche sono disponibili 3 strumenti:

  1. una procedura web, che oltre a predisporre consente anche di trasmettere le fatture elettroniche; per utilizzare questa procedura occorre accedere al portale Fatture e Corrispettivi
  2. un software per PC fisso disponibile, con la sua guida, al seguente link; tale procedura consente solo di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche;
  3. un’App denominata “Fatturae” disponibile negli store IOS o Android; questa procedura consente anche di trasmettere le fatture elettroniche.

Gli ulteriori servizi online gratuiti per gestire il processo di fatturazione elettronica e, in particolare, il servizio di conservazione e quello di consultazione delle fatture, sono accessibili dal portale “Fatture e Corrispettivi

Il portale è un’area web riservata e, quindi, accessibile ai singoli utenti mediante delle credenziali personali, al fine di garantire la sicurezza e l’inviolabilità dei dati contenuti nelle fatture: è pertanto necessario che l’utente abbia preventivamente acquisito le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure sia in possesso di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure abbia acquisito le credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

 

Le regole tecniche definite nel provvedimento del 30 aprile 2018 sono valide solo per le fatture elettroniche tra privati. Per le fatture elettroniche emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013 e nel sito www.fatturapa.gov.it.

Servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate

Circolare n. 13/E (Agenzia Entrate – Direzione Centrale Coordinamento Normativo) del 2 luglio 2018

Ulteriori chiarimenti in tema di fatturazione elettronica ai sensi dell’articolo 1, commi 909 e ss., della legge n. 205 del 27 dicembre 2017

Nel provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate prot. n. 89757 del 30 aprile 2018 e nella circolare n. 8/E di pari data, si è specificamente segnalato che, per chi aderirà ad apposito accordo di servizio (mediante modalità online), tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute attraverso il SdI saranno portate in conservazione a norma del D.M. 17 giugno 2014.
Tale servizio – messo gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle entrate e conforme alle disposizioni del d.P.C.M. 3 dicembre 2013 – nei limiti di quanto indicato nel relativo accordo preventivo alla sua utilizzazione, non è limitato ad una tipologia di destinatario delle fatture (soggetto passivo d’imposta, consumatore o altro), ma riguarda le fatture elettroniche in generale e, dunque, anche quelle emesse nei confronti della PA e transitate tramite SdI.

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Conservazione fatture elettroniche – adesione accordo di servizio

L’Agenzia, entro 72 ore – al netto dei giorni festivi – dalla ricezione di una “Richiesta di conservazione” di fatture da parte del Contribuente, emette una “Ricevuta di avvio del processo di conservazione” che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del Sistema, ovvero un “Rifiuto da parte del sistema di conservazione” nel caso di mancata presa in carico.
Le fatture prese in carico saranno conservate nel Sistema al primo “evento di conservazione” (così come definito nel Manuale) successivo alla data di emissione della “Ricevuta di avvio del processo di conservazione”. Nell’apposita area riservata verrà data evidenza del completamento del processo di conservazione delle fatture.
L’Agenzia, a partire dalla data di ricezione di una “Richiesta di esibizione” di fatture, renderà disponibile nell’area riservata l’“Esito della richiesta di esibizione” contenente l’elenco dei documenti per i quali è disponibile il pacchetto di distribuzione e dei documenti per i quali la richiesta ha avuto esito negativo. L’“Esito della richiesta di esibizione” viene reso disponibile con tempistiche differenti a seconda dei casi di seguito descritti:
1. entro 48 ore – al netto dei giorni festivi – dalla data di ricezione della “Richiesta di esibizione”, per le richieste riferite a fatture già conservate;
2. entro 12 giorni – al netto dei giorni festivi – dalla data di ricezione della “Richiesta di esibizione”, per le richieste riferite a fatture prese in carico ma non ancora conservate. Rientrano in questo caso anche le richieste che comprendono sia fatture già conservate sia fatture prese in carico, poiché è necessario attendere il completamento del processo di conservazione prima di espletare la richiesta di esibizione.
Le tempistiche indicate potranno subire variazioni in aumento, in caso di attività programmate di manutenzione del sistema o di picchi di gestione non prevedibili.
Il pacchetto di distribuzione o la comunicazione di anomalia della richiesta rimarranno a disposizione nell’area riservata, in attesa del loro prelevamento, per un massimo di 20 giorni. Una volta prelevato, il pacchetto di distribuzione non sarà più disponibile; rimarrà invece sempre disponibile un elenco delle ultime richieste inviate e del relativo stato di avanzamento.

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Manuale servizio conservazione fatture elettroniche

La conservazione a norma dei documenti digitali è un processo che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico versato nel sistema di conservazione; tale processo garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

GLOSSARIO

  • Archiviazione elettronica
    processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione.
  • Autenticità
    caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico.
  • Conservazione
    insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione.
  • Documento
    rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica.
  • Documento analogico originale
    documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
  • Documento informatico
    la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
  • Documento archiviato
    documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica.
  • Documento conservato
    documento sottoposto al processo di conservazione.
  • Documenti in formato XML
    XML (sigla di eXtensible Markup Language) è un linguaggio di markup, ovvero un linguaggio marcatore basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo.
    Un XSD definisce il tipo di un documento XML in termini di elementi ed attributi che possono apparire, in quale relazione reciproca, quale tipo di dati può contenere, ed altro. Può essere usata anche con un programma di validazione, al fine di accertare a quale tipo appartiene un determinato documento XML.
    XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) è il linguaggio di trasformazione dell’XML. Ha lo scopo di rendere possibile la trasformazione di un documento XML in un altro documento tramite un foglio di stile XSL, che fornisce la semantica per la trasformazione.
  • Esibizione
    operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia.
  • Evento di conservazione
    evento a partire dal quale si avvia la sequenza di operazioni che porteranno in conservazione i documenti presi in carico. Tale evento si verifica sulla base della frequenza di assemblaggio o in occasione di una richiesta di esibizione di documenti presi in carico, ma non ancora conservati.
  • Evidenza informatica
    una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica.
  • Fascicolo informatico
    aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice.
  • Firma digitale
    un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1, comma1, lettera s) del Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82).
  • Formato
    modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file.
  • Funzione di hash
    una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti.
  • Identificativo univoco
    sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione.
  • Immodificabilità
    caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso.
  • Impronta
    la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash.
  • Integrità
    insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato.
  • Interoperabilità
    capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi.
  • Leggibilità
    insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti.
  • Lotto documenti
    Insieme di documenti da sottoporre al processo di conservazione raggruppati per servizio, tipo di documento.
  • Manuale del servizio di conservazione
    strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione (DPCM 3/12/2013).
  • Marca Temporale
    Il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l’esistenza di una evidenza informatica in un tempo certo (art. 1, lettera m del DPCM 22 febbraio 2013).
    La marca temporale emessa in conformità con quanto previsto dal DPCM 22 febbraio 2013, titolo IV è opponibile ai terzi ai sensi dell’art. 41 dello stesso decreto.
  • Memorizzazione
    processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti (Si intende sottoscrizione ai sensi dell’articolo 10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 così come modificato dall’articolo 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10).
  • Metadati
    insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del DPCM 3/12/2013.
  • Pacchetto di archiviazione
    pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del DPCM 3/12/2013 e secondo le modalità riportate nel manuale del servizio di conservazione.
  • Pacchetto di distribuzione
    pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta di esibizione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione.
  • Pacchetto informativo
    contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare.
  • Presa in carico
    accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione.
  • Processo di conservazione
    insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione (DPCM 3/12/2013).
  • Produttore
    persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale.
  • Rapporto di versamento
    documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
  • Registrazione informatica
    insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente.
  • Registro di protocollo
    registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti.
  • Responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
    dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
  • Responsabile della conservazione
    soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione (DPCM 3/12/2013).
  • Responsabile del servizio di conservazione
    L’Agenzia delle Entrate, alla quale il Responsabile della Conservazione ha affidato la conservazione delle proprie fatture elettroniche, individua nella propria organizzazione il responsabile del servizio di conservazione che definisce ed attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo descritto nel presente Manuale del servizio di Conservazione
  • Responsabile del trattamento dei dati
    la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali.
  • Responsabile della sicurezza
    soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza.
  • Riferimento temporale
    informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento.
  • Sistema di conservazione
    sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e s.m.i.).
  • Sistema di gestione informatica dei documenti
    nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all’articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico.
  • Utente
    persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.
  • W.O.R.M. (write once read many)
    l’acronimo indica la caratteristica di alcuni tipi di supporti (ottici o magnetici) che rende i dati registrati su di essi non-modificabili e non- cancellabili, ma solo accessibili in lettura ed in copia.

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