E’ illecito mantenere attivo l’account di posta dell’ex dipendente

Lavoro: è illecito mantenere attivo l’account di posta dell’ex dipendente
dopo la cessazione del rapporto di lavoro la società aveva avuto anche accesso alle email


Commette un illecito la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle mail contenute nella sua casella di posta elettronica. La protezione della vita privata si estende anche all’ambito lavorativo.

Questi i principi ribaditi dal Garante per la privacy nel definire il reclamo di un dipendente che lamentava la violazione della disciplina sulla protezione dei dati da parte della società presso la quale aveva lavorato.

L’ex dipendente contestava, in particolare, alla società la mancata disattivazione della email aziendale e l’accesso ai messaggi ricevuti sul suo account. L’interessato era venuto a conoscenza di questi fatti per caso, nel corso di un giudizio davanti al giudice del lavoro promosso nei suoi confronti dalla sua ex azienda, avendo quest’ultima depositato agli atti una email giunta sulla sua casella di posta un anno dopo la cessazione dal servizio.

Dagli accertamenti svolti dall’Autorità è emerso che l’account di posta era rimasto attivo per oltre un anno e mezzo dopo la conclusone del rapporto di lavoro prima della sua eliminazione, avvenuta solo dopo la diffida presentata dal lavoratore. In questo periodo la società aveva avuto accesso alle comunicazioni che vi erano pervenute, alcune anche estranee all’attività lavorativa del dipendente.

Il Garante ha ritenuto illecite le modalità adottate dalla società perché non conformi ai principi sulla protezione dei dati, che impongono al datore di lavoro la tutela della riservatezza anche dell’ex lavoratore. Subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro, un’azienda deve infatti rimuovere gli account di posta elettronica riconducibili a un dipendente, adottare sistemi automatici con indirizzi alternativi a chi contatta la casella di posta e introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo.

L’adozione di tali misure tecnologiche – ha spiegato il Garante – consente di contemperare l’interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della propria attività con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori oltre che di terzi. Lo scambio di email con altri dipendenti o con persone esterne all’azienda consente infatti di conoscere informazioni personali relative al lavoratore, anche solamente dalla visualizzazione dei dati esterni delle comunicazioni (data, ora oggetto, nominativi di mittenti e destinatari).

Oltre a dichiarare l’illecito trattamento, il Garante ha quindi ammonito la società a conformare i trattamenti effettuati sugli account di posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro alle disposizioni e ai principi sulla protezione dei dati ed ha disposto l’iscrizione del provvedimento nel registro interno delle violazioni istituito presso l’Autorità. Tale iscrizione costituisce un precedente per la valutazione di eventuali future violazioni.

Fonte: Garante Privacy

Linee guida sulla notifica delle violazioni dei dati personali

Linee guida sulla notifica delle “violazioni dati personali” (data breach) ai sensi del regolamento (UE) 2016/679
adottate il 3 ottobre 2017
Versione emendata e adottata in data 6 febbraio 2018

Il regolamento generale sulla protezione dei dati introduce l’obbligo di notificare una violazione dei dati personali (in appresso: “violazione”) all’autorità di controllo nazionale competente (oppure, in caso di violazione transfrontaliera, all’autorità capofila) e, in alcuni casi, di comunicare la violazione alle singole persone fisiche i cui dati personali sono stati interessati dalla violazione.
Attualmente l’obbligo di notifica delle violazioni esiste già per determinate organizzazioni, quali i fornitori di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico (come specificato nella direttiva 2009/136/CE e nel regolamento (UE) n. 611/2013)2. Inoltre, alcuni Stati membri dell’UE prevedono già un obbligo nazionale di notifica delle violazioni, che può consistere nell’obbligo di notificare violazioni che coinvolgono categorie di titolari del trattamento diversi dai fornitori di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico (ad esempio Germania e Italia) oppure nell’obbligo di segnalare tutte le violazioni riguardanti dati personali (ad esempio Paesi Bassi). Altri Stati membri dispongono di codici di buona pratica (ad esempio Irlanda). Sebbene un certo numero di autorità di protezione dei dati dell’UE incoraggi già il titolare del trattamento a segnalare le violazioni, la direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati, che viene sostituita dal regolamento generale sulla protezione dei dati, non contiene uno obbligo specifico di notifica delle violazioni, pertanto tale obbligo sarà nuovo per numerose organizzazioni. Il regolamento generale sulla protezione dei dati rende ora la notifica obbligatoria per tutti i titolari del trattamento a meno che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Anche i responsabili del trattamento hanno un ruolo importante da svolgere e devono notificare qualsiasi violazione al proprio titolare del trattamento.
Il Gruppo di lavoro articolo 29 (“Gruppo di lavoro”) ritiene che il nuovo obbligo di notifica presenti una serie di vantaggi. All’atto della notifica all’autorità di controllo, il titolare del trattamento può ottenere consulenza sull’eventuale necessità di informare le persone fisiche interessate. In effetti l’autorità di controllo può ordinare al titolare del trattamento di informare le persone fisiche interessate dalla violazione. La comunicazione della violazione alle persone fisiche interessate consente al titolare del trattamento di fornire loro informazioni sui rischi derivanti dalla violazione e sui provvedimenti che esse possono prendere per proteggersi dalle potenziali conseguenze della violazione. Qualsiasi piano di risposta alle violazioni dovrebbe mirare a proteggere le persone fisiche e i loro dati personali. Di conseguenza, la notifica della violazione dovrebbe essere vista come uno strumento per migliorare la conformità in materia di protezione dei dati personali. Allo stesso tempo, va osservato che la mancata segnalazione di una violazione a una persona fisica o all’autorità di controllo può comportare l’imposizione di una sanzione al titolare del trattamento ai sensi dell’articolo 83.
I titolari e i responsabili del trattamento sono pertanto incoraggiati a pianificare anticipatamente e a mettere in atto processi per essere in grado di rilevare e limitare tempestivamente gli effetti di una violazione, valutare il rischio per le persone fisiche e stabilire se sia necessario notificare la violazione all’autorità di controllo competente e comunicarla alle persone fisiche interessate, ove necessario. La notifica all’autorità di controllo dovrebbe costituire parte del piano di intervento in caso di incidente.
Il regolamento contiene disposizioni che specificano quando e a chi la violazione deve essere notificata e quali informazioni devono essere fornite nel contesto della notifica. Le informazioni richieste per la notifica possono essere fornite procedendo per fasi, tuttavia il titolare del trattamento deve agire sempre in maniera tempestiva in caso di violazione.
Nel parere 03/2014 sulla notifica delle violazioni dei dati personali, il Gruppo di lavoro ha fornito orientamenti ai titolari del trattamento per aiutarli a decidere se effettuare la notifica agli interessati in caso di violazione. Il parere ha preso in considerazione l’obbligo dei fornitori di comunicazioni elettroniche ai sensi della direttiva 2002/58/CE e ha fornito esempi afferenti a più settori, nel contesto dell’allora progetto di regolamento generale sulla protezione dei dati, e ha illustrato le buone prassi per tutti i titolari del trattamento.
Le presenti linee guida spiegano gli obblighi di notifica e di comunicazione delle violazioni sanciti dal regolamento, nonché alcune misure che i titolari e i responsabili del trattamento possono intraprendere per soddisfare questi nuovi obblighi. Forniscono inoltre esempi di vari tipi di violazioni e i soggetti ai quali esse devono essere notificate nei diversi scenari.


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Data breach: Garante, le comunicazioni agli utenti non devono essere generiche

ARTICOLO COMPLETO DEL GARANTE

 

Le informazioni devono consentire alle persone di comprendere i rischi e proteggere i loro dati 

Le comunicazioni agli utenti dei data breach non devono essere generiche e devono fornire precise indicazioni su come proteggersi da usi illeciti dei propri dati, primo fra tutti il furto di identità. È quanto affermato dal Garante per la privacy nel provvedimento adottato nei confronti di uno tra i principali fornitori nazionali di servizi di posta elettronica.

La società dovrà effettuare una nuova comunicazione sul data breach subito nei mesi scorsi, che aveva provocato l’accesso fraudolento alle caselle di posta elettronica di circa un milione e mezzo di propri utenti. La nuova comunicazione dovrà contenere una descrizione della natura della violazione e delle sue possibili conseguenze e dovrà fornire agli utenti precise indicazioni sugli accorgimenti da adottare per evitare ulteriori rischi. Nel caso specifico, ad esempio, dovrà essere spiegato agli utenti di non utilizzare più le credenziali compromesse e di modificare la password utilizzata per l’accesso a qualsiasi altro servizio online se uguale o simile a quella violata.

La decisione è stata presa dall’Autorità nell’ambito di un procedimento avviato a seguito della notifica di data breach trasmessa al Garante dall’azienda. Nella notificazione dell’incidente di sicurezza, la società ha dichiarato che il 20 febbraio scorso le analisi tecniche avevano evidenziato un accesso fraudolento tramite un hotspot della rete Wifi, dal quale era derivata la violazione di circa un milione e mezzo di credenziali di utenti che avevano avuto accesso tramite webmail.

Per contenere le possibili conseguenze del data breach la società aveva “forzato” gli utenti a reimpostare la password e predisposto una pagina apposita sul proprio sito per informare della violazione, in attesa di inviare una mail a tutti agli interessati colpiti dall’incidente. Mail effettivamente inviata, ma che, dagli atti acquisiti dal Garante nel corso di un’ispezione, è risultata carente e non in linea con quanto previsto dalla normativa sulla tutela dei dati personali. La società, infatti, aveva inviato due diverse comunicazioni a seconda che l’utente avesse provveduto o meno a effettuare il cambio della password entro le 48 ore successive all’avviso dell’avvenuto data breach.

In entrambi i casi la violazione era descritta come “attività anomala sui sistemi” e a chi aveva cambiato la password non veniva suggerita alcuna ulteriore azione correttiva, affermando che il cambio di password aveva reso inutilizzabili le credenziali precedenti; a chi, invece, non aveva provveduto alla modifica si suggeriva solamente di cambiare la password per “eliminare il rischio di accesso indesiderato alla casella mail”. Informazioni ritenute dall’Autorità insufficienti, a fronte dei possibili e gravi rischi ai quali sono stati esposti gli utenti.

 

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