Guida Dati Fatturazione Società – Generazione

Comunicazione dei dati delle fatture
Caso di una società dotata di sistemi gestionali propri.

 

Formazione del file
L’azienda forma, per mezzo del proprio sistema gestionale, il o i file contenenti i dati di tutte le fatture emesse e il o i file contenenti i dati delle fatture ricevute e registrate nel periodo di riferimento, in linea con le specifiche tecniche pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate alla pagina “Specifiche tecniche – Fatture e corrispettivi” (raggiungibile dal percorso “Home > Strumenti > Specifiche tecniche > Specifiche tecniche – Modelli di comunicazione > Fatture e corrispettivi”).

 

Firma elettronica dei file
La firma elettronica ha lo scopo di identificare il soggetto che presenta la comunicazione, indipendentemente dal provider che trasmette il file che la contiene.
Come

  1. Utilizzando la firma elettronica qualificata di un incaricato
    Le Società, soggetti giuridici diversi dalle persone fisiche, utilizzano i servizi dell’Agenzia delle Entrate tramite persone fisiche che operano in loro nome e per loro conto. Tali persone sono definiti incaricati della società (per informazioni sulla definizione degli incaricati, è possibile consultare il sito di assistenza on line dei servizi telematici, alla pagina “Definire gestori incaricati e persone fisiche incaricate”, disponibile seguendo il percorso “Home > Entratel > Come fare per… > Utilizzare il Servizio Entratel > Ottenere l’abilitazione > Definire gestori incaricati e persone fisiche incaricate”). Essi sono autorizzati ad operare su linee specifiche. Nel caso delle comunicazioni rilevanti ai fini IVA, gli incaricati che si vuole abilitare dovranno essere esplicitamente autorizzati alla linea “Comunicazioni dati IVA”. I file contenenti i dati delle fatture emesse e ricevute dalla Società possono essere “firmati” con firma digitale di un incaricato. La firma può essere apposta ai singoli file ovvero a un file compresso (“zip”) che ne contenga più di uno (lo zip può contenere, oltre ai file con i dati delle fatture, anche i file contenenti le comunicazioni del prospetto trimestrale di liquidazione IVA).
  2. Utilizzando la firma basata sui certificati rilasciati dall’Agenzia delle Entrate (così detta firma Entratel)
    L’Agenzia mette gratuitamente a disposizione, all’interno della piattaforma Desktop telematico, una specifica funzione di firma basata sui certificati Entrate. L’utente accederà alla piattaforma, selezionerà, nel menù documenti, la voce “firma file”, potrà caricare i file da firmare e firmarli tutti con un’unica operazione. Una volta firmati, i file vengono salvati sotto l’apposita cartella “documenti > firmati” dell’area utente.
  3. Utilizzando i propri software gestionali 
    Entrambi i processi di firma descritti nei paragrafi precedenti potranno essere integrati e automatizzati con apposite funzionalità software messe a disposizione dalle software house alla società; l’utente potrà effettuare la firma al termine del processo di formazione dei file. Lo scenario d’uso è chiaramente dipendente dalla specifica soluzione che il fornitore di software fornirà in aggiornamento.
  4. Utilizzando il sigillo dell’Agenzia delle Entrate 
    L’incaricato dell’azienda, preventivamente autorizzato alla trasmissione dei dati rilevanti ai fini IVA, accede all’interfaccia web “Fatture e Corrispettivi”, autenticandosi con le proprie credenziali (Entratel, Fisconline, SPID, CNS); seleziona il ruolo “Incaricato”, sceglie il codice fiscale della società incaricante, accede all’area “Dati Fatture e Comunicazioni IVA”, seleziona la voce “Dati delle fatture” e la funzionalità di supporto “Sigilla il tuo file Dati Fattura”. Attraverso un classico comando “Sfoglia”, seleziona, singolarmente, i file XML precedentemente formati, e clicca sul tasto “Sigilla”.

 

Trasmissione dei file
La trasmissione dei file con i dati delle fatture avviene con un canale diverso dal “canale Entratel” utilizzato per l’invio delle dichiarazioni.
Come

  1. Mediante la funzionalità di upload sull’interfaccia “Fatture e Corrispettivi”.
    L’incaricato dell’azienda, preventivamente autorizzato alla trasmissione dei dati rilevanti ai fini IVA, accede all’interfaccia, autenticandosi con le proprie credenziali (Entratel, Fisconline, SPID, CNS); seleziona il ruolo “Incaricato”, sceglie il codice fiscale della società incaricante, accede all’area “Dati Fatture e Comunicazioni IVA”, seleziona la voce “Dati delle fatture” e la funzionalità “Trasmissione”. Attraverso un classico comando “Sfoglia”, seleziona:
    a. il file XML firmato;
    oppure
    b. il file XML sigillato;
    oppure
    c. la cartella compressa ZIP contenente più file XML firmati (fino ad una dimensione complessiva di 5MB);
    oppure
    d. la cartella compressa ZIP firmata digitalmente contenente più file XML non firmati (fino ad una dimensione complessiva di 5MB); clicca sul tasto “Invia”.
    Al momento dell’acquisizione, il sistema fornisce un codice identificativo del file trasmesso. Questo riferimento è contenuto nella rispettiva notifica di acquisizione [o di scarto] delle comunicazioni e garantisce il collegamento univoco tra file trasmesso e notifica ricevuta, disponibile all’interno della sezione di monitoraggio dei flussi dello stesso servizio “Fatture e Corrispettivi” e indicata nella sezione “Ricevute” della propria scrivania (area autenticata dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate). In caso di trasmissione di più file all’interno di una cartella compressa, ci sarà una notifica per ciascun file inviato.
  2. Utilizzando uno dei canali di integrazione “machine to machine” 
    I file possono essere trasmessi all’Agenzia delle Entrate anche attraverso uno dei canali machine to machine. I canali utilizzano due tipi differenti di tecnologie: web service (SOAP) o ftp. Le caratteristiche sono descritte nel documento “Modalità di trasmissione dati” allegato al provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 27 marzo 2017 (e pubblicato sul sito dell’Agenzia alla pagina “Specifiche tecniche – Fatture e corrispettivi”, raggiungibile dal percorso “Home > Strumenti > Specifiche tecniche >  Specifiche tecniche – Modelli di comunicazione > Fatture e corrispettivi”) e nella sezione “Dati fatture – Accreditamento” del sito “info e assistenza” di “Fatture e Corrispettivi”. La particolarità di tali canali è che possono essere integrati con i propri sistemi informativi automatizzando così la fase di trasmissione. I canali di colloquio coincidono con il servizio di connessione al Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture elettroniche PA e B2B (es. se l’azienda è già accreditata allo SdI non si deve accreditare di nuovo). Utilizzando tali canali, è possibile trasmettere file o cartelle compresse, automaticamente e senza necessità di autenticarsi; il canale, infatti, è già certificato e la presenza della firma digitale assicura l’identificazione del soggetto responsabile della trasmissione. In questo caso le ricevute, oltre che essere disponibili nelle aree web di cui al punto 1, saranno inviate al trasmittente mediante il medesimo canale. Come specificato nel citato documento “Modalità di trasmissione”, in caso di trasmissione via web service, la notifica dovrà essere “richiesta” richiamando un apposito servizio esposto dal sistema ricevente

Guida Dati Fattura Società sul sito Agenzia delle Entrate

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Massimo Conti

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