Conservazione documentale – Metadati

Il presente allegato illustra la struttura dei metadati della conservazione documentale relativi al documento informatico , al documento amministrativo informatico e al fascicolo informatico o aggregazione documentale informatica

 

Metadati minimi del documento informatico

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Conservazione documentale – Pacchetto di Archiviazione

La struttura del pacchetto di archiviazione (conservazione documentale) fa riferimento allo standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010), che è lo standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione.
In analogia allo standard SInCRO, la struttura di seguito descritta prevede una specifica articolazione per mezzo del linguaggio formale XML, per la cui applicazione pratica si rimanda allo standard stesso.
Per completezza, si avverte che ciò che in questo documento è denominato IPdA (Indice del Pacchetto di Archiviazione) nello standard SInCRO è indicato come IdC (Indice di Conservazione) e, analogamente, PdA (Pacchetto di Archiviazione) è indicato come VdC (Volume di Conservazione).
L’IPdA è l’evidenza informatica associata ad ogni PdA, contenente un insieme di informazioni articolate come descritto nel seguito. Deve essere corredato da un riferimento temporale e dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione.

Entrando nel dettaglio, all’interno dell’elemento IPdA si trovano le seguenti strutture:

  • informazioni generali relative all’indice del pacchetto di archiviazione: un identificatore dell’IPdA, il riferimento all’applicazione che l’ha creato, eventuali riferimenti ad altri IPdA da cui deriva il presente, e un eventuale elemento “ExtraInfo” che consente di introdurre metadati soggettivi relativi all’IPdA liberamente definiti dall’utilizzatore con un proprio schema;
  • informazioni inerenti il Pacchetto di Archiviazione, in particolare: un identificatore del PdA, eventuali riferimenti ad altri PdA da cui deriva il presente, informazioni relative a una eventuale tipologia/aggregazione (di natura logica o fisica) cui il PdA appartiene e infine un eventuale elemento “ExtraInfo” che consente di introdurre metadati soggettivi relativi al PdA;
  • indicazione di uno o più raggruppamenti di uno o più file che sono contenuti nel PdA. È possibile raggruppare file sulla base di criteri di ordine logico o tipologico ed assegnare ad ogni raggruppamento / singolo file le informazioni di base e un eventuale elemento “ExtraInfo” che consente di introdurre metadati definiti dall’utilizzatore. Ogni elemento file contiene l’impronta attuale dello stesso, ottenuta con l’applicazione di un algoritmo di hash e un’eventuale impronta precedentemente associata ad esso: in questo modo è possibile ad esempio gestire il passaggio da un algoritmo di hash diventato non più sicuro ad uno più robusto;
  • infine, informazioni relative al processo di produzione del PdA, come: l’indicazione del nome e del ruolo dei soggetti che intervengono nel processo di produzione del PdA (es. responsabile della conservazione, delegato, pubblico ufficiale ecc.), il riferimento temporale adottato (generico riferimento temporale o marca temporale), l’indicazione delle norme tecniche e giuridiche applicate per l’implementazione del processo di produzione del PdA ed, infine, anche per il processo, un elemento “ExtraInfo” che consente di aggiungere dati soggettivi relativi al processo.

La flessibilità della struttura consente di gestire situazioni in cui è necessario ordinare in modo diverso gli indici creandone di nuovi, accorpando o frammentando le informazioni contenute negli IPdA precedenti, oppure generare uno nuovo IPdA facendo riferimento ad una precedente versione dello stesso: questo è il caso in cui si desidera effettuare migrazioni a causa di evoluzioni tecnologiche.

Infine, come accennato precedentemente nella specificazione delle varie strutture dell’indice del pacchetto di archiviazione, l’elemento “ExtraInfo” presente può essere oggetto di ulteriori specificazioni e deve essere inteso come una sorta di “plug-in” per strutture di metadati specialistiche, ove la specializzazione può essere relativa al dominio applicativo (sanità, banche, etc.) o alla tipologia documentaria (fatture, circolari, rapporti diagnostici, etc.).

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Conservazione documentale – Specifiche Tecniche

Queste sono le specifiche tecniche relative alla conservazione documentale da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico e del sistema di conservazione.

Per la natura stessa dell’argomento trattato, i dettagli sono periodicamente aggiornati e pubblicati online sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale.

 

Formazione, gestione di documenti informatici:

  • UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Principi generali sul record management.
  • UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione – Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida sul record management.
  • ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles, Quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale.
  • ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 2 – Conceptual and implementation issues, Guida pratica per l’implementazione.
  • ISO 15836:2003 Information and documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.

 

Conservazione di documenti informatici:

  • ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione.
  • ISO/IEC 27001:2005, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System).
  • ETSI TS 101 533-1 V1.1.1 (2011-05) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.
  • ETSI TR 101 533-2 V1.1.1 (2011-05) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures
    (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.
  • UNI 11386:2010 Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.
  • ISO 15836:2003 Information and documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.

Conservazione documentale – Formati

Il presente documento fornisce indicazioni iniziali sui formati dei documenti informatici che per le loro caratteristiche sono, al momento attuale, da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico.
I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.
Il presente documento, per la natura stessa dell’argomento trattato, viene periodicamente aggiornato sulla base dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza dei formati e pubblicato online sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale.

La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato.
Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file.

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Conservazione documentale – Definizioni

decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione documentale dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni.

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