Mag 12, 2018
Il sistema di conservazione documentale garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).
L’Agenzia per L’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta delle definizioni di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.
Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specifici allegati che ampliano il quadro di riferimento dell’attività di conservazione.
In particolare:
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Mar 18, 2018
Il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici, e quindi delle fatture elettroniche, coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.
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Mar 16, 2018
Le informazioni sul tema della conservazione documentale sostitutiva dei documenti sono spesso fuorvianti.
Un problema, all’apparenza complesso, riguarda la conservazione documentale sostitutiva delle fatture elettroniche.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione del contribuente un servizio con il quale sono possibili le seguenti attività:
- generazione delle fatture elettroniche; compilazione manuale della fattura inserendo i dati in “form” dedicati, oppure importare il file della fattura elettronica già in formato XML prodotta con altri software;
- trasmissione delle fatture elettroniche; il contribuente firma digitalmente il file della fattura elettronica che potrà essere inviata alla Pubblica Amministrazione tramite il sistema di interscambio (SDI), oppure ai privati tramite email, oppure tramite il sistema di interscambio (SDI);
- conservazione documentale delle fatture elettroniche ove è possibile conservare in formato digitale sui server di Sogei le fatture elettroniche in formato XML emesse e ricevute;
La conservazione viene attivata dopo l’adesione all’accordo di servizio che si stipula direttamente con l’Agenzia delle Entrate. Le attività eseguite dal sistema di conservazione sono comunicate al contribuente tramite rilascio della Ricevuta di avvio del processo di conservazione che attesta la presa in carico della richiesta, e della Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione che attesta la mancanza di anomalie sulle fatture elettroniche trasmesse e quindi che le fatture elettroniche trasmesse sono state prese in carico dal sistema di conservazione.
Flusso operativo presso l’Agenzia delle Entrate
E’ importante rimarcare che questo servizio prevede che il contribuente svolga il ruolo di responsabile della conservazione, e quindi dovrà stilare il manuale della conservazione.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, potrà quindi essere adottato da imprese e professionisti per conservare solo fatture elettroniche in formato XML conformi alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate.
Sono quindi esclusi tutti gli altri tipi di documenti quali archivi in formato PDF, oppure altri documenti come libri giornale, registri iva, dichiarazioni dei redditi etc.
Feb 2, 2018
La conservazione documentale sostitutiva.
Il Codice dell’amministrazione digitale, d’ora in poi denominato CAD, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”.
La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle pubbliche amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo.
Al centro di questo scenario si colloca il documento informatico definito all’art. 1, comma 1, lett. p), del CAD come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Per individuare una più completa definizione di documento amministrativo informatico, è necessario richiamare quanto disposto dall’art. 22, comma 1, lett. d), della Legge 7 agosto 1990, n. 2411, laddove si afferma che per documento amministrativo, si intende “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”. Tale definizione è stata poi riformulata dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, c.d. TUDA2, dove all’art. 1, comma 1, lett. a), viene stabilito che per documento amministrativo si deve intendere “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”.
Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato.
Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale.
Ecco quindi che il governo dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull’adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli. La corretta gestione con strumenti informatici dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni diviene quindi un momento fondamentale del processo di dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, ponendosi come un processo qualificante di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa.
“L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’articolo 21”
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